Comment Mixvoip interprète-t-il la situation actuelle de l'utilisation de l'IA pour résumer les appels téléphoniques ?

Chez Mixvoip, nous nous efforçons d'assurer la conformité avec les réglementations en matière de protection des données tout en adoptant des technologies innovantes telles que l'IA. Selon les conseils du Commissaire fédéral à la protection des données et à la liberté d'information en Allemagne (BfDI), le stockage de résumés d'appels téléphoniques générés par l'IA n'est pas considéré comme un enregistrement d'appel et ne constitue pas le stockage d'un message vocal. Par conséquent, le consentement peut ne pas être requis sur le site RGPD, à condition qu'aucun enregistrement audio ne soit stocké ou traité.

Extraits pertinents de la lettre du BfDI:

• Original (allemand):

"Möglicherweise ist eine automatisierte Transkription rechtlich nicht als Gesprächsaufzeichnung im eigentlichen Sinn zu werten, solange nur eine für technische Zwecke vorübergehende Aufzeichnung in der Form stattfindet..."

(Traduction : La transcription automatisée peut légalement ne pas être considérée comme un enregistrement de la conversation, tant qu'il n'existe qu'un enregistrement temporaire à des fins techniques).

• Interprétation: Le BfDI reconnaît que le stockage d'un résumé créé à partir d'une transcription générée par une IA peut être considéré différemment de l'enregistrement et du stockage de la conversation elle-même.

Étant donné que nous stockons toujours des données, ce qui relève de RGPD, il est essentiel de justifier notre approche. Les pratiques de Mixvoip sont conformes aux principes de RGPD , en particulier en ce qui concerne la minimisation des données, les intérêts légitimes et la nécessité contractuelle :

1. Minimisation des données:

En ne stockant que des résumés au lieu de transcriptions complètes ou d'enregistrements audio, Mixvoip réduit activement le volume de données personnelles stockées. Cette approche garantit que nous ne traitons que ce qui est nécessaire pour atteindre l'objectif visé.

2. RGPD conformité - Liste des personnes à ne pas contacter:

Les résumés nous permettent également de maintenir et de gérer une liste de numéros de téléphone qui ont choisi de ne pas être contactés par Mixvoip, ce qui répond à une exigence clé du site RGPD , à savoir le respect des préférences des individus.

3. Intérêts légitimes et nécessité contractuelle:

Le stockage des résumés est justifié par des intérêts légitimes(article 6, paragraphe 1, point f), du site RGPD) et par une nécessité contractuelle (article 6, paragraphe 1, point b), du site RGPD) :

1. Intérêts légitimes: Les résumés nous permettent d'améliorer le service à la clientèle en fournissant des informations concises sur les interactions antérieures, assurant ainsi la continuité et l'efficacité du service support. Ces intérêts sont mis en balance avec les droits et libertés des personnes, car les résumés sont minimaux et ne comprennent pas de conversations textuelles.
2. Nécessité contractuelle: Les résumés sont essentiels pour remplir les obligations de Mixvoip en vertu des contrats de service, car ils nous aident à résoudre les litiges, à suivre l'historique des services et à améliorer la communication avec les clients.

En adhérant à ces principes, Mixvoip s'assure que le stockage des données est conforme, utile et respectueux des droits des utilisateurs.

L'engagement à la transparence:

Même si le consentement n'est pas strictement requis, Mixvoip croit au maintien de la transparence. Nous informons toutes les parties prenantes de nos pratiques par le biais de plusieurs canaux :

1. Conditions d'utilisation: Les détails concernant l'utilisation des résumés générés par l'IA sont décrits dans notre contrat.
2. Réponses automatiques aux tickets: Lorsqu'un ticket est ouvert, notre réponse automatique contient des informations sur les résumés d'appels.
3. Signatures des courriels: Tous les courriers électroniques mentionnent cette pratique dans la signature.
4. Annonce vocale: Les appels entrants au numéro de notre bureau principal sont accompagnés d'une annonce informant les appelants de la procédure de résumé.

En exploitant l'IA de manière responsable, nous visons à équilibrer la conformité, l'innovation et la confiance des utilisateurs.