Wie interpretiert Mixvoip die aktuelle Situation bei der Nutzung von KI zur Zusammenfassung von Telefonaten?

Bei Mixvoip sind wir bestrebt, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten und gleichzeitig innovative Technologien wie KI einzusetzen. Basierend auf den Leitlinien des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Deutschland (BfDI) wird die Speicherung von KI-generierten Zusammenfassungen von Telefongesprächen nicht als Gesprächsaufzeichnung betrachtet und stellt keine Speicherung des gesprochenen Wortes dar. Daher ist unter DSGVO möglicherweise keine Einwilligung erforderlich, sofern kein wörtlicher Ton gespeichert oder verarbeitet wird.

Entsprechende Auszüge aus dem BfDI-Brief:

• Original (Deutsch):

"Möglicherweise ist eine automatisierte Transkription rechtlich nicht als Gesprächsaufzeichnung im eigentlichen Sinn zu werten, solange nur eine für technische Zwecke vorübergehende Aufzeichnung in der Form stattfindet..."

(Übersetzung: Eine automatisierte Transkription kann rechtlich nicht als Aufzeichnung des Gesprächs angesehen werden, solange nur eine vorübergehende Aufzeichnung für technische Zwecke existiert).

• Auslegung: Die BfDI erkennt an, dass die Speicherung einer Zusammenfassung, die aus einer von einer KI generierten Transkription erstellt wurde, anders zu betrachten ist als die Aufzeichnung und Speicherung des Gesprächs selbst.

Da wir immer noch Daten speichern, die unter DSGVO fallen, ist es wichtig, unser Vorgehen zu begründen. Die Praktiken von Mixvoip stehen im Einklang mit den Grundsätzen von DSGVO und konzentrieren sich insbesondere auf Datenminimierung, legitime Interessen und vertragliche Erfordernisse:

1. Datenminimierung:

Indem Mixvoip nur Zusammenfassungen anstelle von vollständigen Transkriptionen oder Audioaufnahmen speichert, reduziert es aktiv die Menge der gespeicherten personenbezogenen Daten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass wir nur das verarbeiten, was zur Erreichung des beabsichtigten Zwecks erforderlich ist.

2. DSGVO Einhaltung der Vorschriften - Liste der nicht zu kontaktierenden Personen:

Zusammenfassungen ermöglichen es uns auch, eine Liste von Telefonnummern zu führen und zu verwalten, die sich gegen eine Kontaktaufnahme durch Mixvoip entschieden haben. Damit erfüllen wir eine wichtige Anforderung von DSGVO , nämlich die Präferenzen von Personen zu respektieren.

3. Berechtigte Interessen und vertragliche Notwendigkeit:

Die Speicherung von Zusammenfassungen ist durch berechtigteInteressen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO) und vertragliche Erfordernisse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO) gerechtfertigt:

1. Berechtigte Interessen: Zusammenfassungen ermöglichen es uns, den Kundenservice zu verbessern, indem wir prägnante Informationen über frühere Interaktionen bereitstellen und so Kontinuität und Effizienz gewährleisten support. Diese Interessen werden mit den Rechten und Freiheiten des Einzelnen abgewogen, da die Zusammenfassungen minimal sind und keine wortwörtlichen Gespräche enthalten.
2. Vertragliche Notwendigkeit: Die Zusammenfassungen sind für die Erfüllung der Verpflichtungen von Mixvoip im Rahmen der Dienstleistungsvereinbarungen von entscheidender Bedeutung, da sie uns bei der Beilegung von Streitigkeiten, der Verfolgung des Dienstverlaufs und der Verbesserung der Kommunikation mit den Kunden helfen.

Durch die Einhaltung dieser Grundsätze stellt Mixvoip sicher, dass die Datenspeicherung gesetzeskonform und zweckmäßig ist und die Rechte der Nutzer respektiert.

Verpflichtung zur Transparenz:

Auch wenn eine Zustimmung nicht unbedingt erforderlich ist, legt Mixvoip großen Wert auf Transparenz. Wir informieren alle Interessengruppen über unsere Praktiken über mehrere Kanäle:

1. Bedingungen und Konditionen: Einzelheiten über die Verwendung von KI-generierten Zusammenfassungen sind in unserem Vertrag festgelegt.
2. Automatische Ticket-Antworten: Wenn ein Ticket geöffnet wird, enthält unsere automatische Antwort Informationen über Anrufzusammenfassungen.
3. E-Mail-Signaturen: Im gesamten E-Mail-Verkehr wird diese Praxis in der Signatur erwähnt.
4. Sprachansage: Bei eingehenden Anrufen an unsere Hauptgeschäftsstelle wird eine Ansage eingeblendet, die den Anrufer auf den Zusammenfassungsvorgang hinweist.

Durch den verantwortungsvollen Einsatz von KI wollen wir ein Gleichgewicht zwischen Compliance, Innovation und Nutzervertrauen schaffen.