Vous recherchez les autorisations des groupes de sécurité ? Elles se trouvent ici.

I. Comment démarrer une configuration de base de Tempus.

1. Activez le compte administrateur dans le site PBX.

Allez sur le site du client PBX et créez une extension Tempus admin. Entrez dans le site PBX et allez dans Extensions :

Ensuite, nous créons une nouvelle extension :

En général, nous prenons le numéro 9999 et nous l'appelons Mixvoip Admin ou Tempus Admin :

Activez Tempus pour l'administrateur que vous venez de créer :

Cliquez sur la petite icône à côté de 9999 surligné en jaune.

Dans le menu de droite, vous verrez sous le contrôle d'accès "Tempus" le faire passer de désactivé à actif.

Ensuite, définissez un mot de passe pour l'administrateur et veillez à le noter.

2. Installer Tempus pour le client.

Allez sur le site PBX et recherchez l'adresse Tempus du client.

Une adresse Tempus est toujours composée de Username.mixvoip.org

Prenons l'exemple de FGFC, tapez le PID du client 113585 Vous verrez ce qui suit :

Ce dont nous avons besoin en premier lieu est le USERNAME, donc ici nous avons fgfclux.

Allez dans votre navigateur et tapez fgfclux.mixvoip.org, et vous arriverez à l'adresse souhaitée.

Connectez-vous au Tempus que vous souhaitez configurer. Le message suivant s'affiche :

Vous arrivez ensuite au menu d'entrée :

Peu de choses seront actives pour l'instant, car tout doit être configuré. Nous y reviendrons pas à pas dans les chapitres suivants.

3. Donnez à l'administrateur de Tempus toutes les autorisations pour Tempus.

Pour pouvoir tout configurer, et plus tard être utile en tant que Support. L'administrateur de Tempus aura besoin de toutes les permissions pour agir.

Pour cela, allez dans Configurations > Groupes de sécurité.

Ensuite, allez à l'administrateur par défaut (le premier utilisateur qui s'est connecté par défaut) et cliquez sur Modifier le groupe de sécurité.

Dans le menu suivant :

Allez dans "Permissions" et donnez à l'administrateur par défaut absolument TOUTES les permissions sur TEMPUS.

Important :

-Les permissions en gris ne sont pas encore activées pour vous aider à garder une vue d'ensemble. Veillez à ne pas activer Deny Fonctionnalités pour l'administrateur !

Assurez-vous ensuite que l'option "Tous les utilisateurs" est activée dans les groupes.

lorsque vous avez terminé.

II. La configuration.

Avant de commencer, assurez-vous que les développeurs ont activé "Voxbi Tempus User". Si ce n'est pas fait, vous n'aurez qu'une version allégée de Tempus dans laquelle vous ne pourrez pas faire grand chose.

1. Ce que nous attendons des clients.

Pour installer correctement un Tempus, nous devons commencer par demander des informations de base à nos clients. Voici ce que vous devez leur demander :

-Extensions sur le PBX

-L'adresse électronique des utilisateurs s'ils ne figurent pas dans la base de données. PBX

Nom / Prénom -

-Date d'entrée (début du contrat)

-Taux de travail (100%, 50%, ...)

Horaire de travail (quand travaillent-ils, quel jour, combien d'heures par jour, ...)

Jours fériés supplémentaires à appliquer le cas échéant -

2. Modules chargés.

Les modules sont les options de base et ce qui est affiché comme options pour l'utilisateur. Au début, il n'y aura pas grand-chose :

Nous devons maintenant configurer ceci en fonction des souhaits du client, allez dans Configurations, et sélectionnez Paramètres de base :

Dans le menu Paramètres du système, allez dans Modules chargés et sélectionnez ceux que vous souhaitez afficher et activer par défaut.

Ensuite, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer à droite.

Par la suite, vous verrez plus d'options affichées à la fois dans l'interface et dans le menu Configurations. Exemple :

3. Les entreprises

L'étape suivante consiste à créer une entreprise. En général, il n'y en a qu'une. Mais dans certains cas, les clients peuvent avoir plusieurs sociétés dans un seul Tempus. Le meilleur exemple est Mixvoip, car nous avons Mixvoip, Voipgate, Emios, etc...

Pour créer une entreprise, allez dans Configuration -> Entreprises

Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez

Remplissez le formulaire de l'entreprise avec les informations d'identification du client. Les paramètres par défaut pour le code pays, les heures par semaine et les heures de vacances par mois sont définis pour une entreprise luxembourgeoise standard.

Ils peuvent être modifiés en fonction des besoins.

N'oubliez pas de cocher la case "Autoriser les heures supplémentaires" si vous souhaitez que les heures dépassant le nombre d'heures par semaine soient enregistrées.

4. Utilisateurs

Une fois que vous avez créé votre entreprise, il est temps d'y ajouter des utilisateurs. Cette étape est cruciale pour toutes les opérations futures concernant les employés. Pour ce faire, utilisez les informations que le client était censé vous fournir (voir point 1).

Remarque : nous n'implémentons les utilisateurs que dans la PREMIÈRE installation. Une fois que le client a reçu sa formation, il est censé s'en charger lui-même. Ou bien il doit passer par support, et il devra payer le temps investi.

4.1. PBX

Un utilisateur doit être ajouté au site PBX pour être activé sur Tempus.

4..1.1 Si l'utilisateur n'existe pas encore : Allez sur le site PBX du client et ensuite sur Extensions.

Ensuite, nous créons une nouvelle extension si le client vous a fourni l'extension qu'il souhaite avoir :

En général, nous prenons le numéro 9999 et nous l'appelons Mixvoip Admin ou Tempus Admin :

Activez Tempus pour l'utilisateur que vous venez de créer :

Cliquez sur la petite icône à côté de l'extension surlignée en jaune.

Dans le menu de droite, vous verrez sous le contrôle d'accès "Tempus" le faire passer de désactivé à actif.

4.1.2. Si l'utilisateur existe déjà dans le site PBX, il suffit d'aller au nom d'utilisateur dans Extensions et de cliquer sur l'icône surlignée en jaune :

Dans le menu de droite, vous verrez que le contrôle d'accès "Tempus" est désactivé et activé.

4.2. Ajouter l'utilisateur dans Tempus

Pour ajouter un utilisateur à la société que vous avez créée (au point 3), retournez dans le menu de la société

(configurations > Entreprises)

Cliquez sur l'icône

(Voir les utilisateurs) à droite, ce qui vous permet d'accéder au menu de l'aperçu des utilisateurs. Cliquez sur

et remplir le formulaire

Données.

Très important, il faut TOUJOURS cocher la case "Entreprise principale" ! Si vous ne le faites pas, des erreurs se produiront.

Ensuite, les utilisateurs apparaîtront dans le menu des utilisateurs :

Important :

• Vérifiez que les utilisateurs sont actifs en allant dans Absence > Calendrier. Le calendrier doit s'afficher. S'il y a une erreur, il vous notifiera "L'utilisateur n'a pas de contrat pour cette période".

5. Équipes de travail

Après avoir installé les utilisateurs dans le système. Chacun d'entre eux devra avoir son poste de travail correctement configuré.

5.1 Création d'une équipe de travail

Tout d'abord, nous devons créer une équipe de travail. Pour ce faire, allez dans Configurations > Gérer les équipes de travail.

Dans le menu Gérer les équipes, choisissez.

Vous avez désormais la possibilité de créer une équipe de travail selon les souhaits du client. En général, une semaine normale de 40 heures se compose d'un exemple comme celui-ci :

Donnez-lui un nom compréhensible, comme dans l'exemple ci-dessus, et enregistrez.

Important :

• ne cochez pas la case "Appliquer l'autorisation" ! Elle empêchera les utilisateurs de modifier les statuts s'ils font des heures supplémentaires. Clarifiez d'abord ce point avec le client !
• Si vous créez plusieurs semaines dans une équipe de travail avec des heures différentes par jour. Vous devez cliquer sur Enregistrer après chaque semaine, et pas seulement à la fin. Ainsi, vous définissez une semaine > Enregistrer. Ajoutez une autre ligne, remplissez-la > Enregistrez. Etc...

5.2 Attribution d'un poste de travail

Maintenant que votre Workshift a été créé, vous devez l'attribuer aux utilisateurs.

Pour ce faire, allez dans Configurations > Attribuer des équipes de travail :

Vous verrez maintenant tous les utilisateurs que vous avez précédemment enregistrés (point 4) dans le menu d'ouverture.

Pour leur attribuer un poste de travail ou le modifier ultérieurement, allez à droite et appuyez sur .

Poussez ensuite sur

dans le menu à venir :

choisissez l'équipe de travail que vous avez créée précédemment. Indiquez la date de début et, le cas échéant, la date de fin. S'il n'y a pas de date de fin, indiquez "Pas de fin". (Le point d'arrêt et l'application de la pénalité de déjeuner peuvent généralement être ignorés. C'est au client de décider s'il veut les utiliser ou non, ce qui sera précisé dans la formation).

Appuyez sur Assign lorsque vous avez terminé et l'équipe de travail devrait être définie.

Important :

• Vérifiez que le Workshift a été correctement paramétré. Allez dans Absence > Calendrier et vérifiez si les utilisateurs que vous venez de configurer ne sont pas grisés.

6. Départements

Si les clients souhaitent que les départements soient installés. Allez dans Configurations >Départements.

Cliquez sur

et ajoutez un département au choix du client. Attribuez un responsable de département et enregistrez.

Par la suite, vous pouvez toujours affecter un employé à un département.

Important :

• Cela ne donne au chef de service AUCUN droit particulier. Il s'agit d'une procédure purement informelle.

7. Jours fériés

Pour ajouter des jours fériés au calendrier du client, allez dans Configurations > Jours fériés.

Deux possibilités s'offrent à vous.

1.

: Ajoutez vos jours fériés manuellement, ce qui présente l'avantage de pouvoir les nommer comme vous le souhaitez. Et certains clients ont des jours fériés internes spéciaux qu'ils veulent voir apparaître dans leur calendrier.

Veillez à préciser s'il s'agit d'une journée ou d'une demi-journée de congé.

2.

: Ceci générera tous les jours fériés officiels pour le Luxembourg

et les ajouter au calendrier du client. L'inconvénient est que les noms sont prédéfinis. L'avantage est que cela va plus vite.

8. Configuration de l'état

La configuration de l'état vous permet de modifier la présentation de l'enregistreur de temps que les utilisateurs peuvent voir lorsqu'ils sont sur Tempus et Voxbi.

Par défaut, ces statuts sont "installé" et "actif" :

Toutefois, de nombreux clients souhaitent des mises en page spéciales. 8.1 Modifier un statut.

Allez dans Configurations > Status Config

Vous verrez maintenant tous les statuts actifs installés pour le client.

Vous pouvez désormais modifier un statut existant en cliquant simplement sur "Modifier le statut"

Dans le menu suivant, vous pouvez modifier le nom, l'icône, la couleur de la police et la couleur d'arrière-plan.

Vous pouvez également modifier la taille de l'icône. La taille par défaut est de 3, je recommande de ne pas trop jouer avec. Les clients peuvent l'adapter à leurs goûts plus tard.

8.2 Création d'un nouveau statut

Dans le menu Modifier l'état et la présentation. Allez à

.

Vous pouvez maintenant créer un formulaire à la convenance du client, similaire au formulaire d'édition.

Important

• Voir si le statut est payable ou non, et l'activer si nécessaire. Si la case n'est pas cochée et que le client souhaite un statut payable, tous les calculs effectués par le système seront erronés.
• Voyez si l'utilisateur doit laisser un commentaire lorsqu'il change de statut. Si cette option est activée, l'utilisateur doit expliquer pourquoi il passe à un statut spécifique.

La création d'un statut ne l'active pas automatiquement. Pour cela, il doit être ajouté à -

la mise en page par défaut !

8.3 Gestion de la mise en page par défaut

Une fois le nouveau statut créé, il est modifié selon les souhaits du client. Dans le menu Modifier le statut et les mises en page, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la mise en page par défaut,

Cliquez sur

Modifier la mise en page.

Vous pouvez maintenant nommer votre mise en page, l'activer pour des utilisateurs spécifiques. Et surtout, l'activer pour Tempus/Voxbi dans le timelogger.

Pour cela, il suffit d'utiliser un système de glisser-déposer.

Vous verrez à gauche le bouton qui n'est pas dans la mise en page et à droite le bouton qui est dans la mise en page.

Si un bouton ne figure pas dans la mise en page et que vous souhaitez le faire apparaître, cliquez dessus avec le bouton gauche et faites-le glisser vers la zone Bouton dans la mise en page.

Ou vice versa si vous souhaitez supprimer un bouton de la mise en page active.

9. Configuration du sous-état

La configuration des sous-états permet à un utilisateur de choisir un état spécifique dans un état principal. Pour la mettre en œuvre, allez dans Configurations > SubStatus Config.

Cela fonctionne de la même manière que la configuration de l'état. Créez d'abord votre sous-état avec + Ajouter un sous-état, puis ajoutez-le à la présentation.

La seule chose supplémentaire que vous devez faire est de lier votre nouvel état à un état actif.

statut. Pour ce faire, cliquez sur Modifier le statut secondaire

dans le menu Sublayout. Vous y verrez un

L'option Statuts liés. Sélectionnez le statut souhaité, faites glisser et déposez les sous-statuts dans la mise en page, puis enregistrez.

Cela permettra à l'utilisateur de passer d'une option à l'autre à l'intérieur d'un statut. Il s'affichera comme suit dans le journal de bord lorsque, dans cet exemple, l'utilisateur cliquera sur D&D :

A afficher soit :

Ou :

10. Pools d'absences

Les pools d'absences permettent d'ajouter des absences spéciales à un utilisateur, qui apparaissent dans le calendrier des absences tardives.

10.1 Définitions du pool d'absences

Pour créer un nouveau pool d'absences, allez dans Configurations > Définitions du pool d'absences.

Ensuite, dans le menu, vous pouvez voir toutes les absences actives. Pour en créer une nouvelle, cliquez sur

Dans la fenêtre suivante, choisissez le nom du pool que vous souhaitez ajouter, l'entreprise à laquelle vous souhaitez appliquer le pool et assurez-vous de choisir une date de début et de fin pour les pools.

Il est préférable de choisir le 1er janvier de l'année en cours et le 31 décembre pour la terminer.

Important :

-Veillez à ne pas activer

Le but est d'éviter que la piscine ne soit répétée à l'infini.

10.2 Attribution du pool d'absences

Une fois que vous avez créé votre pool à l'étape précédente, vous pouvez l'attribuer à un utilisateur. Pour cela, allez dans

Appuyez ensuite sur

Dans le menu suivant, remplissez le formulaire, sélectionnez le pool d'absences que vous avez créé et appliquez-le aux utilisateurs que vous souhaitez.

Vous pouvez également créer ici un pool unique. Celui-ci ne figurera PAS dans votre liste de définition des pools d'absences.

Pour cela, il suffit de régler la "Définition du pool d'absences" sur Aucun, puis de définir les dates de début et de fin.

Dans la zone "Nom", tapez la raison de l'absence et ajoutez la durée que vous souhaitez ajouter.

11. Paramètres du système

C'est dans les paramètres du système, ou paramètres de base, que vous devez configurer la manière dont le système agit en fonction des souhaits du client. C'est ici que vous indiquez à Tempus comment les modules que vous avez chargés précédemment sont censés fonctionner. Je me contenterai de passer en revue les principales catégories. Les catégories "Notify" et "Microsoft Graph API" devraient être traitées par un développeur.

11. 1 Noyau

Modules chargés : Comme nous l'avons déjà expliqué dans le chapitre précédent sur l'installation des modules, ce paramètre vous permet d'activer ou de désactiver tous les modules qu'un client souhaite utiliser ou non. Les autres paramètres (Allowed IP, Denied IP, System Pin et Global API Key) ne doivent généralement pas être modifiés.

11.2 Enregistreur de temps

Voici quelques éléments importants à mettre en place.

• Nombre de validations, combien de validations sont nécessaires pour qu'une correction ou un Holliday soit accepté.
• Log Geo coordinates, permet l'enregistrement de la position par gps au moment où un utilisateur switches statut (téléphone ou ordinateur).
• Force Geo coordinates, refuse le changement d'un statut si l'utilisateur n'a pas sa géolocalisation activée sur le téléphone.
• Enregistrement des requêtes web et de l'IP, si cette option est activée, l'adresse IP d'un utilisateur sera enregistrée au moment où il se rendra sur le site switches (par défaut, cette option n'est pas activée).
• Le délai de mise à jour correspond à la fréquence de mise à jour du système. La valeur par défaut est de 5.
• Notifications de correction, envoyées à l'utilisateur et au gestionnaire si les corrections ont été acceptées, refusées, etc...
• Arrêt automatique : voir chapitre xxx Configuration de l'arrêt automatique.

11.3 Interface

Ces options vous permettent de personnaliser le tableau de bord, l'enregistreur de temps et le calendrier de l'utilisateur. En général, ces options sont simplement montrées au client lors de la formation, et il les adapte ensuite à ses préférences.

• Avatar Sync : Activer le Gravatar s'ils utilisent cette option.
• Afficher ou non le numéro de poste dans l'enregistreur de temps.
• Groupes Strict et par défaut, ces options définissent les groupes qu'un utilisateur peut voir.
• Tableau de bord Cacher l'entreprise cache le nom de l'entreprise dans le menu principal pour les utilisateurs.
• Tableau de bord Afficher les sous-états, active ou désactive la visibilité des sous-états sur le tableau de bord.
• La couleur du calendrier définit les couleurs que les utilisateurs peuvent voir dans Absence > Calendrier.

11.4 Rapport

Vous définissez ici si un commentaire est nécessaire lorsqu'un utilisateur switches fait des heures supplémentaires, ou si une pénalité pour le déjeuner est appliquée :

La "pénalité de déjeuner" applique une sanction à l'utilisateur s'il ne prend pas au moins un certain nombre de jours de congé pour déjeuner. C'est par exemple le cas pour les clients qui travaillent pour le gouvernement.

"Forcer les heures supplémentaires" De nombreuses entreprises demandent cette fonction lorsque les 8 heures journalières (par exemple) sont dépassées. Il suffit de remplir les données nécessaires si le client le demande :

11.5 Absence

Dans cette catégorie, vous définissez qui reçoit des notifications concernant une demande d'absence (comme les RH, les chefs d'équipe, ... ), quel statut est attribué à un utilisateur lorsqu'il part en vacances, s'il est en congé de maladie et ce qui se passe à la fin de son congé. Il est également possible de déterminer le nombre de validations nécessaires au sein d'une entreprise. Par défaut, ce nombre est de 1.

11.6 Ministère de l'intérieur

Le menu Home Office définit les notifications, les validations et la manière dont les personnes peuvent voir le menu Home Office.

11.7 Période de calcul des heures supplémentaires

11.8 Calendrier

Vous définissez ici le nombre de validations et l'accès à l'horaire pour le module d'horaire.